2018 – 2019 – De voorbereidingsfase

Een idee, een visie van een geïnspireerde locatieleider en een ontmoeting met een ervaren passend onderwijsadviseur op het gebied van tussenvoorzieningen zorgde op RSG Tromp Meesters voor een versnelling in de ontwikkeling van een onderwijszorgarrangement.

Een duurzame aanpak voor het ontwikkelen van een specifiek arrangement in combinatie met een aanpak om de werkwijze te monitoren leek hem wel wat. En het gesprek werd afgerond met de iconische woorden: de ontwikkeling van dit project gaat alleen maar door onder voorwaarde dat jij het proces gaat (bege)leiden. Ik weet nog wel dat ik met deze toezegging via de lokale wijnhandel naar huis wandelde. Hier moest op geklonken worden met bubbels

Sleutelwoorden voor de voorbereidingsfase: visie-ontwikkeling, verkenning en inventarisatie

Werkgroep

Stap één was de formatie van een werkgroep van betrokken medewerkers die de plannen zouden uitwerken. Doel was om met de deelnemers na te denken over de visie op het onderwijszorgarrangement. De systematiek van het ontwikkelen van het arrangement werd in de werkgroep geïntroduceerd.

Tijdens de eerste werksessie werden de pijlers onder het fundament van onderwijsarrangementen verhelderd voor de deelnemers. De kritische succesfactoren die een rol spelen in de ontwikkeling en monitoring van arrangementen werden geintroduceerd. En gesproken werd over de wijze waarop we samen en op een handige manier vorm zouden gaan geven aan het arrangement binnen de samenwerking tussen voortgezet en speciaal voortgezet onderwijs.

Tijd en energie werd geïnvesteerd in het met elkaar verkennen en inventariseren van aan- en afwezige kritische succesfactoren. De elementen of bouwstenen die deel uitmaken van de vier pijlers in het fundament van ieder arrangement.

Haalbaarheidsscan

Om te bepalen welke voorwaarden al op school aanwezig waren werd er een haalbaarheidsscan afgenomen. Zeg maar: een nulmeting, of een foto van de stand van zaken op dat moment. We keken naar alle vier de pijlers in het fundament: de uitgangspunten, inhoudelijke factoren, de voorwaarden en de communicatie. Allemaal essentiële zaken om het arrangement duurzaam neer te zetten. Duurzaam wilde in deze context zeggen: een investering in beleid en organisatie voor een periode van vier jaar, waarin alle ontwikkelfases van een arrangement zouden worden benut voor het opzetten van een stevig, in de organisatie ingebed, arrangement.

Samenwerking met de gemeente

Hoewel er al contact gelegd was met de gemeente, liet een concrete samenwerking met beleidsmedewerker en coördinator van de jeugdzorg nog op zich wachten. Daarom werd de haalbaarheidsscan niet veel later ook aan deze functionarissen voorgelegd. Om te weten op welke manier het arrangement in de regio zou vallen, werd de scan daarnaast door potentiële externe betrokkenen ingevuld.  Zo was er binnen drie maanden een representatief overzicht van de mogelijkheden voor het opzetten van de trajectvoorziening. Alle aanwezige kritische succesfactoren werden in beeld gebracht, alsook de ontbrekende elementen die wel van belang waren om de pijlers van het arrangement te vullen.

Vier pijlers te vullen

Op basis van de scan, met de verzamelde respons van de werkgroep, de gemeente en de externe belanghebbenden, werd een actieplan opgesteld.

Met dit plan in de hand werd de aftrap met de werkgroep gehouden. Alle deelnemers gingen naar functie en expertise in een van de vier subgroepen aan de slag met de pijlers. De eerste subgroep ging aan de slag met de pijler uitgangspunten die leidend zouden zijn voor de trajectvoorziening. Visie, verantwoordelijkheden, draagvlak en de status van het arrangement werden uitgewerkt en op papier gezet in een eerste concept. De tweede subgroep boog zich over de inhoudelijk pijler. De doelgroep, de medewerkers en de aanpak (middelen en materialen) die voor de leerlingen in het arrangement gebruikt zouden moeten worden werd in kaart gebracht. Het was al duidelijk voor welke doelgroep leerlingen het arrangement zou worden opgezet. De voorziening moest namelijk een antwoord geven op de gesignaleerde problemen voor jongeren die (bijna) thuis zaten. Maar om dit helder te gaan communiceren naar de buitenwereld was het nodig om dit duidelijk mogelijk te verwoorden. In de derde subgroep werd gesproken over pijler 3: de voorwaarden voor het arrangement (de planning, huisvesting en de financiën). De vierde subgroep boog zich over de communicatie. Communicatie in brede zin: wat er allemaal op welke manier en door wie met wie gecommuniceerd zou worden. Daarnaast werd bedacht wat er allemaal nodig zou zijn om het arrangement bekend te maken in de regio.

Kaderplan

Iedere subgroep werkte hun opdracht uit en langzaam werd er een kaderplan gevuld met essentiële informatie over het arrangement. Het plan als basis voor het handelen met een heldere omschrijving van de doelgroep voor wie het arrangement bedoeld was en de bedoeling van het arrangement.

De belangrijkste opbrengst van het voorbereidingsjaar

De leden van de voorbereidende werkgroep leerden elkaar kennen en dezelfde taal te spreken als we het over het arrangement hadden. Er werd een gezamenlijk referentiekader vastgesteld en zo werden geleidelijk de pijlers opgezet om ze te vullen met omschrijvingen van de aanwezige en te ontwikkelen kritische factoren. Vervolgens werden alle opbrengsten van de subgroepen samengebracht in het eerste concept kaderplan. Een dynamisch document als leidraad en verantwoording voor alle belanghebbenden.

De voorbereidingen werden getroffen om de voorziening te openen in het daarop volgende schooljaar: de eerste intakes van leerlingen en hun ouders werden gehouden. Naar aanleiding van de beschrijvingen van doel, doelgroep en uitgangspunten voor Het Tij kon een profiel worden opgesteld voor de mentoren van het arrangement. Hun pitch werd leidend voor de benoeming van toppers van mentoren voor Het Tij. Deze nieuwe collega’s konden meteen aan de slag met de inrichting van de ruimte die werd aangewezen om de voorziening te huisvesten. De naam van het arrangement werd: Het Tij. Rinda Verheij, de maker van de onderstaande foto licht in podcast #93 deze naam toe en vertelt waar deze voor staat.

Iedereen was er klaar voor!